مهارة إدارة الاجتماعات

مهارة إدارة الاجتماعات



1 - حدد أهداف واضحة لاجتماع هل المناقشة للتوصل إلى أفكار واقتراحات أم اتخاذ القرار

2 - جهز جدول الأعمال ووزعه على كافة الحضور قبل بدء الاجتماع وحاول أن تلتزم بما جاء فيه.

3 - تأكد من وجود شخص مناسب يترأس الاجتماع ويوجهه.

4 - حدد مكان عقد الاجتماع مقدما وأبلغ به كافة الحضور.

5 - تأكد من توزيع كافة المعلومات الضرورية في الوقت المناسب.

6 - حاول أن تبتعد عن أية مؤثرات خارجية قد تشتت انتباهك أثناء الاجتماع كالجوال على سبيل المثال.

7 -  تواجد في الموعد بالضبط ولا تتأخر.

8 - حافظ على تركيزك وانتباهك.

9 - تأكد من حضور جميع المشاركين وتجنب أن تبدو كما لو كنت تسعى للسيطرة وإبراز ذاتك.

10 - تأكد من تسجيل كافة التفاصيل والملحوظات الدقيقة.

11 - حدد راحة للاجتماعات التي تستمر لأكثر من ساعة ونصف.

12 - حافظ على روح التعاون فنجاح أي اجتماع يتوقف على تعاون فريق العمل.

13 - لا تتردد في طرح الأسئلة والاستفسارات.

14 - تأكد من افتتاح الاجتماع وإنهائه بشكل مناسب.

15 - حاول دائما أن تنهي الاجتماعات في الوقت المحدد واختتم بالملحوظات الايجابية.

16 - في نهاية كل اجتماع لخص النتائج والتوصيات وحدد موعد الاجتماع التالي إذا أمكن ذلك.

17 - تأكد من توزيع التوصيات والنتائج على كافة الحضور خلال يومين على الأقل من انتهاء الاجتماع.

فريق شبكة معلومة أون لاين

Posted in: تنمية بشرية