سبع حقائق لابد من معرفتها قبل أن تبدأ القيادة

سبع حقائق لابد من معرفتها قبل أن تبدأ القيادة
1- بإمكان شخص واحد أن يكون الفيصل بين النجاح والفشل فى أى مؤسسة وتستطيع أن تكون ذلك الشخص بأن تصبح قائداً .

2- إحدى الحقائق المذهلة تقول إن معظم الناس لا ينالون النجاح إلا من خلال مساعدة الآخرين ويمكنك الحصول على هذه المساعدة من خلال ممارسة القيادة .

3- لست بحاجة لأن تكون مديراً أن تكون قائداً ، ولا أن تنتظر الترقية بل يمكنك أن تصبح قائداً فوراً .

4- إذا ما تعلمت العناصر الأساسية لنموذج المعركة القيادى فسوف تستطيع القيادة فى كل المواقف الآخرى . ذلك لأن المعركة هى أكبر تحدٍ للقيادة فى المخاطرة ، والشك ، وقسوة الحياة ، والعقاب على الفشل أو الثواب على النجاح .

5- جوهر القيادة شئ بسيط ، ألا وهو إثارة همم الأفراد لبذل أقصى ما فى وسعهم لتحقيق الأهداف التى تحددها .

6- القادة يصنعون لا يولدون ، وإذا ما كنت تريد أن تكون قائداً فلتتعلم كيفية ذلك بنفس الطريقة التى تعلمت بها المهارات الآخرى .

7- القيادة الجيدة لا تعتمد على الرواتب الكبيرة ولا على ظروف العمل السارة ، فقدرتك على حفز الناس لبذل أقصى ما لديهم مستقلة عن هذه العوامل .

تابع القراءة

التعامل مع النقد

- لاشك أن الإنسان في مسيرة حياته يلقى محباً و مبغضاً و مؤيداً و ناقداً ، و النقد يختلف باختلاف أهداف و دوافع من صدر منه ، فيمكن أن يصدر من عدو أو صديق و قريب أو بعيد.

- و الواجب على الإنسان أن يعود نفسه على الحلم و سعة الصدر ، و الصبر على الأذى ، و عدم الغضب لأتفه الأسباب ، و إذا غضب أن يكون غضبه متحكماً فيه و إلا لضر الإنسان نفسه قبل غيره و لنشر حوله أجواء من الكراهية و التوجس و صادر آراء الآخرين و حريتهم في التعبير عنها ، و في ذلك من الضرر الاجتماعي ما لا يوصف .

* و يمكن أن يقسم النقد إلى قسمين :
أ*- نقد بناء موضوعي :
- و هو الذي يخلو من التجريح الشخصي ، و يركز على جوانب النقص في العمل بدون مبالغه ويبين كيفية استكمالها و يشيد بجوانب الكمال في العمل .
* الموقف من النقد البناء :
- إيجاد الاجواء المناسبه و المشجعه على النقد البناء .
- الفرح و الترحيب به و البحث عنه ( رحم الله من أهدى لنا عيوبنا ).
- النظر فيه بإمعان و رويه مع غض النظر عن قائله .
- السعي لإستكمال النقص و تصويب الأخطاء التي أشار إليها الناقد .

ب- نقد ظالم مغرض :
- وهو الذي يستغل النقص في العمل لمصادرة العمل بالكليه و النيل ممن قام به و تجريحه والتشفي منه و رميه بما ليس فيه مع عدم الاهتمام بتصويب العمل أو التبني لما فيه من كمال و حق :
- محاولة معرفة أسباب هذا النقد ( حسد - أنانيه - خوف من العمل - انتصار للنفس و أخذ بالثأر - أو غير ذلك ) .
- السعي لإزالة الأسباب إن أمكن ذلك .
- معرفة الأهداف من النقد و إحسان التعامل معها.
- عدم الاشتغال بالرد على النقد إلا بقدر ما قد يعيق العمل أو يشوه صورته .
- عدم الانشغال بالانتصار للنفس و ترك العمل و نسيانه .
- الاستفادة من النقد في تصويب العمل و إصلاحه و معالجة جوانب النقص فيه .
- احتساب الإنسان ما يصيبه من الأذى و ما يتعرض له من النقد عند الله سبحانه و تعالى .

* و ليتذكر الإنسان دائماً قوله سبحانه و تعالى : ( فَأَمَّا الزَّبَدُ فَيَذْهَبُ جُفَاءً وَأَمَّا مَا يَنْفَعُ النَّاسَ فَيَمْكُثُ فِي الْأَرْضِ كَذَلِكَ يَضْرِبُ اللَّهُ الْأَمْثَالَ ) فما كان لله يبقى و يدوم و ما كان لغيره يذهب و يزول .

تابع القراءة

التفاوض والقدرات التفاوضية

يشير مصطلح التفاوض إلى أنه: موقف يتبارى فيه تعبيرياً طرفان أو اكثر من خلال مجموعة من العمليات لا تخضع لشروط محددة سلفاً حول موضوع من الموضوعات المشتركة، يتم في هذه المبادرة عرض مطالب كل طرف وتبادل الآراء، وتقريب وجهات النظر، ومواءمة الحلول المقترحة، وتكييف الاتفاق واللجوء إلى كافة أساليب الإقناع المتاحة لكل طرف لإجبار الطرف الأخر على القبول بما يقدمه من حلول أو اقتراحات، تنتهي باتفاق يتبادل بموجبه الأطراف للمواد المطلوبة، ويكون ملزماً اتجاه أنفسهم وتجاه الغير.

يتضمن هذا التعريف إن على مائدة التفاوض على الأقل طرفين فنحن لا نتفاوض مع أنفسنا، وقد يكون هناك أكثر من اثنين.

ويرتفع عدد الأفراد بعضهم فوق بعض درجات في فعالية الأداء التفاوضي فمنهم ممتازون، ومنهم متوسطون، ومنهم دون ذلك. يرجع هذا التفاوت إلى التباين في الشخصيات وفي الاستعدادات. ويقترح أحد الباحثين أن المفاوض الجيد، بالإضافة إلى إلمامه بموضوع التفاوض، فهو في حاجة إلى:

1- عقلية لماحة.
2- صبر بلا حدود.
3- القدرة على الإخفاء المؤقت للآراء والحقائق دون كذب.
4- أن يكون سلساً ومرناً، ومع ذلك حاسما عند اللزوم.
5- قدرة على الربط بين الموضوعات والعلاقات المطروحة للمناقشة.

ومما لا شك فيه أن من يمتلك هذه الخصائص يصبح على درجة عالية من المهارة التفاوضية. ولكن تبقى المشكلة العملية قائمة حيث إن قليلين من المديرين الذين يمكن أن تصل قدراتهم إلى تحقيق هذه المعايير، وحتى مع اعتبار إنها سمات شخصية فليس من السهل اكتسابها من خلال مجرد قراءة كتاب أو حضور برنامج تدريبي معين.

لذلك لتحسين هذه القدرات التفاوضية، فانه لا بد من وضع أيدينا على العوامل التي تقف وراء فعالية التفاوض، والدور الذي تؤديه العوامل في هذا المجال. وهذه العوامل هي المعرفة والمهارة والاتجاهات, ويندرج تحت كل عامل من هذه العوامل مجموعة من العناصر تمثل مبادئ من شانها تحسين القدرات التفاوضية . 

تابع القراءة

تعلم كيف تتغلب علي قلة الثقة بالنفس

يصعب على الفرد اكتشاف ذاته بكل ما تحويه من مهارات وطموحات ما لم تكن لديه في الأساس الثقة في شخصيته وفي قدراته ، وتكمن أهمية هذه الثقة وتنمية شخصية الإنسان في الواقع العملي الصعب الذي فرض نفسه على الجميع وأصبح يحتم عليهم تنمية وتطوير قدراتهم لتتوافق مع الواقع العملي في ظل التطورات الكبيرة التي يشهدها العالم ، وأيضا تكمن أهمية الالتفات إلى الذات في أن الإنسان أصبح معزولا عن نفسه وعن التفكير فيها وعما إذا كان عليه تغييرها وذلك بسبب الانغراق في مشكلات الحياة اليومية .

إن تنمية الشخصية لا يحتاج إلى مال ولا إمكانات ولا فكر معقد ، وإنما الحاجة تكمن في الإرادة الصلبة والعزيمة القوية . إن الثقة تكتسب وتتطور ولم تولد الثقة مع إنسان حين ولد .
ما هي أسباب انعدام الثقة في النفس :
إن عدم الثقة يعد مرضا خطيرا ومن أهم أسبابه:
* أولا: الاعتقاد بأن الآخرين يرون ضعفك و سلبياتك وأنك لا تستطيع إخفاء عيوبك.
* ثانيا: القلق المستمر بسبب سعي الإنسان الدائم لأن يكون على أفضل صورة وخوفه من عدم تحقي ذلك.
* ثالثا: الإحساس بالخجل من نفسك وأنك مجرد ترس صغير غير مثمر في ماكينة الحياة.
* رابعا : الخوف من الفشل:
الخوف هو أكثر الأعراض لعدم الثقة في النفس عندما لا ينجز الإنسان عمله أو يقوم بتأجيله يوما بعد أخر ، إن الفشل في مواقف سابقة لا يعني أننا سوف نفشل مرة أخرى، فإن الحياة تتغير دائما ويجب النظر إلى الأخطاء السابقة كمصادر مهمة لمعلومات في غاية الثراء .
وقبل أن تدمر حياتك بفعل هذا الإحساس السلبي تجاه نفسك و قدراتك ، عليك أن تقرر التوقف عن جلد نفسك بتلك الأفكار السلبية والخاطئة ، وعليك اتباع الخطوات الآتية للتغلب على المشكلة.
كيفية التغلب على فقدان الثقة:
معرفة السبب الرئيسي للمشكلة
على الشخص أن يتحدث مع نفسه بصراحة حول أسباب المشكلة التي يعانيها ، فهل نتجت مثلا نتيجة لحادثة في الصغر ؟ هل بسبب استهزاء الآخرين بقدراتي وسلوكياتي؟ هل نتيجة الاستهزاء بي أمام الآخرين وهو ما نتج عنه العزلة وفقدان الثقة في التعامل مع الناس ؟ هل مازال هذا التأثير قائم حتى الآن؟ ……أسئلة كثيرة حاول أن تسأل نفسك وتتوصل إلى الحل كن صريحا مع نفسك ولا تحاول تحميل الآخرين أخطائك، وذلك لكي تصل إلى الجذور الحقيقية للمشكلة لتستطيع حلها ،حاول ترتيب أفكارك استخدم ورقة قلم واكتب كل الأشياء التي تعتقد أنها ساهمت في خلق مشكلة عدم الثقة لديك ، تعرف على الأسباب الرئيسية و الفرعية التي أدت إلى تفاقم المشكلة .
البحث عن حل:
بعد الخطوة الأولى والتوصل إلى سبب المشكلة ابدا في البحث عن حل .. بمجرد تحديدك للمشكلة تبدأ الحلول قي الظهور…كن هادئا وتحاور مع نفسك، حاول ترتيب أفكارك… ما الذي يجعلني أسيطر على مخاوفي و أستعيد ثقتي بنفسي ؟ إذا كان الأقارب أو الأصدقاء مثلا طرفا أو عامل رئيسي في فقدانك لثقتك ..حاول أن توقف إحساسك بالاضطهاد ليس لأنه توقف بل لأنه لا يفيدك في الوقت الحاضر بل يسهم في هدم ثقتك ويوقف قدرتك للمبادرة بالتخلص من عدم الثقة ويعيقك عن التجاوب مع الناس وإقامة علاقات إنسانية طبيعية معهم.
اعتقاداتك تجاه نفسك وعلاقتها بالثقة المفقودة:


ذكر أحد الكتاب أن أهم ما أفرزه الزمن الذي نعيش فيه الآن هو أن الإنسان يمكن أن يغير طريقة حياته إذا ما غير معتقداته وأفكاره، في البداية احرص على أن لا تتفوه بكلمات يمكن أن تدمر ثقتك بنفسك. فالثقة بالنفس فكرة تولدها في دماغك وتتجاوب معها أي أنك تخلق الفكرة سلبية كانت أم إيجابية وتغيرها وتشكلها وتسيرها حسب اعتقاداتك عن نفسك …لذلك تبنى عبارات وأفكار تشحنك بالثقة وحاول زرعها في دماغك.

انظر إلى نفسك كشخص ناجح وواثق و استمع إلى حديث نفسك جيدا واحذف الكلمات المحملة بالإحباط ،إن ارتفاع روحك المعنوية مسئوليتك وحدك لذلك حاول دائما إسعاد نفسك ..اعتبر الماضي بكل إحباطا ته قد انتهى ..وأنت قادر على المسامحة أغفر لأهلك… لأقاربك لأصدقائك أغفر لكل من أساء إليك لأنك لست مسئولا عن جهلهم وضعفهم الإنساني.
لا تستخدم أسلوب المقارنة:

ابتعد تماما عن المقارنة و لا تسمح لنفسك إطلاقا أن تقارن نفسك بالآخرين…حتى لا تكسر ثقتك بقدرتك وتذكر إنه لا يوجد إنسان عبقري في كل شئ..فقط ركز على إبداعاتك وعلى ما تعرف أبرزه، وحاول تطوير هوايات الشخصية…وكنتيجة لذلك حاول أن تكون ما تريده أنت لا ما يريده الآخرون.. اختر مثل أعلى لك وادرس حياته وأسلوبه في الحياة وأحرص على أن تكون مثله وتعلم من سيرته الذاتية.
عوامل تزيد الثقة في النفس:
* عند وضع الأهداف وتنفيذها فإن ذلك يزيد ثقتنا بنفسنا مهما كانت هذه الأهداف.. سواء على المستوى الشخصي.. أو على صعيد العمل.
* اقبل تحمل المسئولية.. فهي تجعلك تشعرك بأهميتك.. تقدم ولا تخف.. اقهر الخوف في كل مرة يظهر فيها.. افعل ما تخشاه يختفي الخوف.. كن إنسانا نشيطا.
* حدث نفسك حديثا إيجابيا كل يوم وابدأ يومك بتفاؤل وحدد ما الذي ستقوم بعمله ليجعلك في وضع أفضل.
* شارك في المناقشات واهتم بتثقيف نفسك من خلال القراءة في كل المجالات.. كلما شاركت في النقاش تضيف إلى ثقتك كلما تحدثت أكثر، فكثير من الناس لا يستطيعون التواصل مع الآخرين نتيجة ضعف معلوماتهم وعدم إمكانية لفت الانتباه إلى ما يقولون.
* اشغل نفسك بمساعدة الآخرين وذلك سوف يزيد ثقتك في نفسك عند سماع كلمة شكرا.
* أكد علماء النفس أن الاهتمام بالمظهر يؤثر كثيرا في شخصية الإنسان ويجعله في حالة نفسية مستقرة بالمقارنة بما إذا كان لا يهتم بمظهره.
تدريب عملي
إذا كنت لا تستطيع التواصل مع الآخرين وتجد صعوبات في العمل ضمن فريق مكون من عدة أشخاص ، فهذه هي أهم النقاط التي يجب عليك معرفتها ومراعاتها عند العمل مع فريق ، وفي حالة ما إذا عرفتها وتدربت عليها سوف تكسب حب زملائك وثقتك في نفسك :
* حسن الاستماع والإصغاء لوجهة نظر الآخرين
* فهم الخلفية النفسية والثقافية لأفراد المجموعة التي يتم التعاون معها
* الحرص على استشارة أفراد المجموعة في كل جزئية في العمل المشترك تحتاج إلى قرار
* الاعتراف بالخطأ ومحاولة التعلم منه
* عدم الإقدام على أي تصرف يجعل الزملاء يسيئون فهمه
* عدم إفشاء أسرار العمل أو التحدث عن أشياء ليست من اختصاصك
* المبادرة لتصحيح أي خطأ يصدر من أي فرد من أفراد الفريق وفق آداب النصيحة
* تحمل ما يحدث من تجاوزات وإساءات من الأفراد.
اكتشاف الذات وجني ثمار الموهبة:
سيساعدك اكتشافك لذاتك على تطوير مقدرتك النفسية على مقاومة التوتر والقلق والاكتئاب ، واكتشاف ما لديك من مهارات يمكن أن تستغلها في مجال عملك وتجني العديد من المكاسب.
تعد مرحلة اكتشاف الذات هي مرحلة خطيرة لأنها ترسم مسار الإنسان في رحلته مدى الحياة … هذه المرحلة تتطلب من الإنسان أن يوقظ نفسه بمعنى أن يتوقف لفترة قد تطول أو تقصر عن مجاراة هذا العالم ، تطلب منه طرح أسئلة معينة على النفس: من أنا ؟ ماذا أفعل في هذه الدنيا؟ ماذا أعرف عن نفسي؟ وبعد الإجابة عن الأسئلة السابقة يجب عليك أن تحدد الأهداف التي تهمك، والتي ستستخدمها في خطتك، قم بعمل قائمة بكل شيء تتمنى أو تحلم بتحقيقه، في شتى مجالات حياتك، أيا كان هذا الحلم صغيرا أم كبيرا، اكتبه على الورق. فكتابتك لكل أهدافك على الورق في هذه المرحلة ستوسع من أفق تفكيرك ، وتجعلك تفكر في طرق مبتكرة لتحقيق هذا الهدف.

* إذاً عليك أن تضع أهدافاً لحياتك، ما الذي تريد تحقيقه في هذه الحياة؟ ما الذي تريد إنجازه لتبقى كعلامات بارزة لحياتك ؟ فلا يعقل أن تشتت ذهنك في اكثر من اتجاه، لذلك عليك ان تفكر في هذه الأسئلة، وتوجد الإجابات لها، وتقوم بالتخطيط لحياتك.


* عليك أن تقرأ خطتك وأهدافك في كل فرصة من يومك ، والتفكير في ما تملك من إمكانيات لتحقي هذه الأهداف.
* استعن بالتقنيات الحديثة لاغتنام الفرص وتحقيق النجاح، وكذلك لتنظيم وقتك، كالإنترنت والكمبيوتر ، فكلها أشياء تنمي من قدراتك وتوسع من آفاق تفكيرك.
* ركز ولا تشتت ذهنك في أكثر من اتجاه، وهذه النصيحة أن طبقت ستجد الكثير من الوقت لعمل الأمور الأخرى الأكثر أهمية وإلحاحاً ، فعادة ما يلجأ مثلا الخريج الجديد لدراسة عدة دورات كمبيوتر لا ترتبط بمجال واحد وهو ما يدي إلى تشتيت الفرد ، فمثلا قد يدرس برامج المحاسبة ثم الجرافيك ويكون متردد في دخول أي من المجالين ، ولكن عليك التركيز في مجال واحد لتتمكن من الإبداع والتميز وسط الآخرين.
معوقات تنمية الشخصية واكتشاف قدراتها:
المعوقات التي تقابل الفرد أثناء محاولته لتغيير شخصيته وأفكاره السلبية تتلخص فيما يلي :
* عدم وجود أهداف أو خطط.
* التكاسل والتأجيل، وهذا أشد معوقات تنظيم الوقت، فتجنبه.
* عدم إكمال الأعمال، أو عدم الاستمرار في التنظيم نتيجة الكسل أو التفكير السلبي تجاه التنظيم.
* سوء الفهم للغير وتوقع ردود فعل سلبية من الآخرين.
* عدم الرغبة في التغيير أساسا .
* سرعة اليأس من المحاولة .
الشروط الواجب توافرها كي تتطور شخصية الفرد:
* النظر دوما إلى هدف أسمى: وهنا نؤكد أنه طالما الهدف موجود دائما أمام الإنسان فهو غالبا ما سيسعى نحو تحقيقه أثر مما لو كان هذا الهدف غائبا أو مشوشا .
* الاقتناع بضرورة التغيير: يظن كثير من الناس أن وضعه الحالي جيد ومقبول أو أنه ليس الأسوأ على كل حال ، وبعضهم يعتقد أن ظروفه سيئة وإمكاناته محدودة ، ولذلك فإن ما هو فيه لا يمكن تغييره ولكن بجلسة مصارحة مع النفس يمكن للشخص أن يكتشف عيوبه أو ما ينقصه وبالتالي سوف يسعى إلى التغيير للوصول إلى حالة أفضل.
* الشعور بالمسئولية: حين يشعر الإنسان بجسامة المسئولية المنوطة به ، تنفتح له آفاق لا حدود لها للمبادرة للقيام بشيء ما ، ولا شك أن الحصول على وظيفة والتميز في مجال العمل لمن أهم المسئوليات الجسيمة التي تدفع الشخص إلى محاولة التغلب على كل معوقاتها.

تابع القراءة

التخطيط لإدارة الوقت وتنظيم الجدول اليومي

جهز قائمة بالمهام التى يجب إنجازها. أدرج بها كل الأفكار التى ترد لذهنك. تكمن الفكرة فى أن تدون كل شئ على الورق . لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير فى أحد النقاط . كل ما عليك هو الاستمرار فى كتابة القائمة حتى تكتمل .

درج قائمتك تبعاً للأهمية . وأسهل طريقة للقيام بذلك هى تصنيف كل مادة إلى ثلاثة أقسام رئيسية :
أ ـ عاجل وهام. ب ـ هام وليس عاجل. ج ـ لا هام ولا عاجل.
النقـاط ( أ ) هى الأكثر أهمية لذلك تأخذ الأولوية القصوى دائماً .
والنقاط (ب ) تليها فى الأهمية .
أمــا ( ج ) فلا تستحق تضييع الوقت بها .
اتخاذ الوقت اللازم لتحديد الأولويات سيساعدك على إنجاز المهام واحدة تلو الأخـرى ، دون التوقف لتحديد أهمية الخطوات لإنجاز المهمة .
 خمن بإحساسك أكثر الخطوات أهمية ، فإنه نادراً ما يخذلك .
 قم وببساطه بحذف أي خطوه غير هامة مدرجه بالقائمة . اسأل نفسك " ما هو أسوأ ما يمكن حدوثه إن
 


أسقطت هذه كلياً من القائمة ؟ . وإن رأيت أنك تستطيع تحمل النتائج دون خسارة ، احذفها فوراً .
 أجل المهام الغير ملحة لصالح الأكثر إلحاحاً . فليس من الضرورى عمل كل شئ الآن . أحياناً يعطل العمل من قبل الممولين أو المنفذين أو المستفيدين أنفسهم . احذف ما استطعت ، ثم استغل هذا الوقت لتنفيذ الخطوات الأكثر إلحاحاً لإنجاز المهمة .
طور عادة تدوين خطه على الورق لإنجاز المهام ، سواء كانت كبيرة أم صغيرة . فالنجاح الذى يتمتع به الكثيرون يرجع إلى دقة تخطيط حياتهم . ارسم طريقك ثم أسلكه هكذا ، عمل بسيط لكن فعال جداً .
استثمار الوقت عامل مطلوب لإنجاز كل مهمة على قائمتك . احسب الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة مثل السفر والمقابلات والتخطيط .. إلخ . لا تنسى إضافة وقت ضائع للوقت الفعلى لإنجاز هذه المهام .
توقف وفكر فيما تخطط له . كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية ؟ استغرق دقائق معدودة لتلخيص وبلورة وتبرير خططك . فالخلاصة البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد .
حدد أهدافك . اكتبها واجعلها أمامك . حدد ما تعمل من أجله . سجل أهدافك فى خطتك اليومية وارجع إليها باستمرار . ثم ضع تسلسل زمنى منطقى لإنجاز كل هدف .
ضع خطه مرنه لكل مشروع . سجل الهدف المراد إنجازه فى قمة القائمة . يمكن تقييم كل مهمة إلى خطوات لكل منها ميعاد نهائى لإنجازها . الفكرة من الخطة المرنة هى أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر ، وفى كل سلسلة قم بتدريج الأعمال حسب الأهمية . تزودك الخطة المرنة بحلول للمواقف الحرجة مما يؤدى مباشرة لإنجاز مهمتك .
خطط لكل ساعة من عملك اليومى . حدد أوقات لمهام جدولك اليومى . أعطى لكل مهمة الوقت اللازم لإنجازها . استغل وقتك لمعالجة الأمور ذات الأولوية . وإذا انتهيت من المهمة مبكراً ، ابدأ مباشرة فى إنجاز التالية . استغل الأوقات التى تكون فيها فى ذروة طاقتك لإنجاز المهام الأكثر إلحاحاً. وكلما أكثرت من استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة ، كلما أصبحت أكثر مهارة فى تحديد الوقت المطلوب .
استعد جيداً قبل كل اجتماع . ضع هدف محدد لكل اجتماع . أجعل المجتمعين متوقعين بالضبط ما المطلوب من كل منهم . أخطرهم بجدول الأعمال مسبقاً، وبهذا يمكن أن يساهم كل الحاضرين بشكل أكثر فاعلية . قبل نهاية الاجتماع يجب أن يكون كل شخص قد أدى مهمته السابقة ويكلف بمهمة جديدة . أظهر التزامك لقيمة أوقات الحاضرين بإنهاء الاجتماع فى الوقت المحدد .
ركز . حتى وإن كنت مطالب بإنجاز (101) مشروع ، يجب أن تعمل على زيادة مجهودك . هناك الكثير من الإغراءات التى تصرف انتباهك . الكثير من الأشياء الشيقة لتعملها والأماكن لتذهب إليها والناس لتختلط بهم ، فبإمكانك قضاء وقتك بعدة طرق أخرى . لكن إذا أردت أن تنجز فما عليك إلا أن تركز على ما هو أكثر أهمية ، هكذا ببساطه .
فى نهاية اليوم اقضي 10 دقائق للتحضير لعمل الغد . اكتب قائمة بأولويات اليوم التالى مسبقاً . سيوفر لك هذا وقتاً ثميناً فى الصباح . يمكنك أن تدخل مباشرة فى عملك دون الحاجة لعمل قوائم واختيارات . إتباع هذه الاستراتيجية يضمن لك استغلال اليوم من أوله والعمل على إنجاز أكثر المهام أولوية .
حدد باستمرار الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة . عندما تبدأ فى إنجاز المهام ، فإنك تحتاج للعمل دون أى عوائق وعندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبة بشكل أسرع .
قسم الأهداف إلى مهام أساسية . لا يهم إن كان الهدف كبيراً أم صغيراً . أى هدف قد يبدو مثل حلم بعيد المنال حتى تبدأ فى تقسيمه إلى خطوات عمل صغيرة جداً يمكن أن تبدأ بها فى الحال . تقسيم الهدف إلى مهام أساسية يجعلك تنجز خطوات توصلك إلى ما كنت تحلم به . إذا فشلت فى عمل هذا، ستصبح أهدافك أحلاماً بعيدة المنال .
أعط كل مهمة الوقت الكافى لإنجازها ، هذه هى الطريقة الصحيحة . إنك تحتاج لإنهاء المهمة بالشكل الصحيح من أول محاولة حتى لا تتعرض لضغوط تسارع الوقت المحدد . فلن تستفيد شيئاً من تكرار العمل مرتين .
حدد خطوات عملك قبل أن تبدأ . خذ وقتك فى عمل خلاصة سريعة للمشروع . قسمه إلى خطوات . وقم بتحديد الوقت . دقيقة واحدة من التخطيط الفعال تغنيك عن ساعة من التفكير . فالتلخيص الجيد للمشروع هو خريطتك لإنجازه بنجاح .
عد ملف رئيسى لمواعيد التسليم النهائية . اعرف أين تقف فى أى وقت فيما يتعلق بأى مشروع تنجزه . كن مدركاً لماهية الخطوات ومتى يجب أن تنجز. الغرض من ملف مواعيد التسليم النهائية هو أن يساعدك فى الالتزام وتنظيم كل موعد نهائى بشكل مناسب . وعندما يبدو لك أن الموعد النهائى ليس ببعيد ، فمن الأفضل أن تبدأ فوراً بالعمل على المشروع .
توقع ما لا يتوقع . انتبه للتأخيرات عندما يشترك معك آخرون بمشروعك . إن خططت لها ستكون أقل إحباطاً وقادراً على الالتزام بالموعد النهائى . كن واضحاً مع الآخرين حول ما يجب أن يفعلوه ومتى ؟ لكن عليك إدراك أنه ما من أحد غيرك ملزم بالإنجاز . راجع بشكل دورى بدلاً من الانتظار للدقائق الأخيرة وهذه هى الوسيلة المثلى لتبقى على الطريق الصحيح .
ضع خططك لتطوير زيادة قليلة جداً فى معدل إنتاجك اليومى . التركيز على التحسن القليل يؤدى إلى تحسن ثابت كل يوم . اتخذ قراراً رفع إنتاجك الشخصى بنسبة مئوية صغيرة يومياً . قد يجعلك هذا حذراً فى التخطيط ، لكن تزايد معدل الإنتاج سيكون كبيراً كما أنك ستصبح أكثر كفاءة .
ضع الخطط التفصيلية المكتوبة للمشاريع الأكبر . أكتب خلاصة تتضمن نقاط تحدد اتجاه كل خطوه على طول الطريق . أجعل النقاط واضحة ومفصله كما لو أنك تخطط لتنفيذ شئ آخر . إذا حصلت على المساعدة ، يمكنك عملياً إنجاز خطوات إضافية. أما إذا كنت تقوم بالمشروع كله بنفسك، فليس عليك أن تقف وسط العمل لتدرس الخطوة العملية القادمة .
أفسح وقتاً إضافياً لبعض التأخيرات الروتينية المؤكدة الحدوث . عندما تحدد نشاطك اليومى إعطى نفسك من 10 : 15 % زيادة فى الوقت . القيام بمثل هذا التدبير للوقت سيجعلك أكثر فاعلية وأقل إرهاقاً .
هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالى وكفء. الكثير من الضوء الطبيعى بقدر المستطاع، مساحة فارغة كافية على المكتب ، كرسى مريح ، وأى شئ تحتاجه لأداء المهمة المطلوبة على أكمل وجه .
ضع كل شئ فى مكانه . فى نهاية اليوم ، أفرغ مكتبك وارجع كل ملف أو مستند لمكانه المعهود . بهذه الطريقة ستجد كل شئ فى مكانه عندما تحتاجه فى المرة القادمة .
قبل أن تبدأ المشروع ، أحرص على توفر الأساسيات أجمع كل المواد التى تحتاج إليها مسبقاً . بالنسبة للكاتب قد تكون هذه المواد مجموعة أبحاث . وبالنسبة لعامل البناء قد تكون أدوات ومواد البناء التى يحتاجها . جهز ما تحتاجه مسبقاً لتندمج بالعمل دون انقطاع حتى تكمل مهمتك .
تفادى تكديس الورق فوق مكتبك . أحفظه لتعرف مكانه بالضبط . وقلل عدد مرات استخدامك لكل ورقة .
استفد من كل المصادر القيمة التى أمامك . يمكنك الاعتماد على حدسك الخاص للوصول إلى ما تحتاج ، دون تضييع الوقت فى البحث ومن الأفضل الاستعانة بسكرتير للبحث عن المعلومات . أشياء مثل الأرشيف الحكومى والإنترنت والدليل التجارى قد تكون ذو قيمة كبيرة كمصادر للمعلومات دون تضييع الوقت . استخرج هذه المصادر .

تابع القراءة